一、工作职责

1、负责学院行政工作计划、总结、规划、报告的起草工作；

2、协助院长组织协调、检查、督办各项行政事务；

3、负责公文的催办。

4、负责各项重大活动、会议的安排、检查和督办；

5、负责对上、对外的接待，群众来信来访；

6、负责学院三级考核，评定部门奖金分配；

7、负责学院印章的管理；

8、负责学院的档案与保密工作；

9、负责学院文印工作；

10、负责学院用车管理；

11、监管公物、教材采购

12、负责学院值班及安全保卫工作。

二、办事程序

（一）印章使用管理：详见学院文件《关于新公章启用和公章管理制度的通知》。

（二）文印审批

1、文印工作坚持节约原则，所有部门的打印业务和复印5张以上的须到院办领取印刷申请单，由部门负责人签署意见后到院办签署意见，持申请单到文印室按批准数量印刷；

2、200张以上的进行胶印，遵循以上办事程序。

（三）公车是使用审批

凡是学院公务用车（除正常班车外）由院办统一派遣，由使用部门到院办申请，填写用车登记表，由院办指派司机和车辆，部门自驾车辆履行车号和用车时间登记。

（四）会议室使用审批

各部门小型会议和学生会议原则上不使用学院会议室，部门召集的全员性工作会议需使用会议室的需到院办申请，同意后方可使用。

（五）介绍信签发

需外出办事需要领取介绍信的部门由部门负责人到院办申请领取，由办公室填写致信部门和人员、时间，不签发空白介绍信，介绍信不对准学生使用。